很多企業(yè)有多套系統(tǒng)并行，他們可能都涉及到客戶信息，維護(hù)用于管理客戶信息的不同數(shù)據(jù)庫，并且使所有內(nèi)容保持同步和良好管理常常變得很麻煩。將數(shù)據(jù)從一個(gè)平臺導(dǎo)出到另一個(gè)平臺并嘗試解決沖突和依賴性可能變得非常困難，尤其是在處理大量數(shù)據(jù)時(shí)。因此，建議的做法是保留一個(gè)集中式數(shù)據(jù)庫，該數(shù)據(jù)庫包含并維護(hù)所有有用數(shù)據(jù)。我們列出了一些步驟，您應(yīng)該嘗試這些步驟來使數(shù)據(jù)庫更整潔和更優(yōu)化：
1.刪除無效的聯(lián)系人：
實(shí)施 CRM系統(tǒng) 是朝正確方向邁出的一步，但是為了最大化生產(chǎn)力，您必須經(jīng)常更新聯(lián)系人數(shù)據(jù)庫 。如果長時(shí)間保持不活動狀態(tài)，則應(yīng)將其刪除掉。一旦獲得聯(lián)系人列表，請嘗試提出以下問題：“為什么這些聯(lián)系人不再參與營銷活動?” “他們有更換公司嗎?”
在確定不活動的性質(zhì)并檢查每個(gè)聯(lián)系人的情況之后，由您決定保留還是刪除聯(lián)系人的行政決定。在這里，始終建議不要毫無希望地跟隨那些顯然不感興趣的潛在客戶，因?yàn)檫@可能會損害公司的聲譽(yù)。
2.重復(fù)信息刪除：
在CRM系統(tǒng)中，重復(fù)標(biāo)識和刪除是絕對必要的。公司幾乎不可避免地在客戶數(shù)據(jù)庫中堆積重復(fù)的信息。建議定期在數(shù)據(jù)庫上運(yùn)行檢查以查找和刪除重復(fù)的線索。即使有重復(fù)項(xiàng)，刪除記錄時(shí)也要格外小心。在執(zhí)行此操作之前，請仔細(xì)檢查兩個(gè)潛在客戶記錄，找出哪些數(shù)據(jù)最多，然后合并兩個(gè)條目。
大多數(shù) CRM軟件 還提供了自動重復(fù)刪除功能，非常方便，可以避免您自己進(jìn)行演練的麻煩。八駿CRM系統(tǒng)可以設(shè)置唯一項(xiàng)，在建立數(shù)據(jù)之前就能直接確保重復(fù)信息不進(jìn)入系統(tǒng)。
3.設(shè)置警報(bào)：
優(yōu)秀的 CRM軟件可讓您設(shè)置在某些操作發(fā)生時(shí)觸發(fā)的警報(bào)，并讓您始終檢查所有內(nèi)容。例如，可以讓警報(bào)設(shè)置在發(fā)現(xiàn)重復(fù)項(xiàng)時(shí)提示您，而不是讓CRM自動刪除重復(fù)項(xiàng)。在兩個(gè)潛在客戶的名字和姓氏相同但電子郵件地址不同的情況下(尤其是手動檢查可以幫助的其他情況)，這可能被證明是必不可少的。
4.統(tǒng)一性是關(guān)鍵：
如果聯(lián)系數(shù)據(jù)庫軟件不統(tǒng)一，就無法清除。但是，保持制服絕不是孩子的玩法。假設(shè)您允許銷售線索輸入他們的居住國家/地區(qū)，而不是讓他們從下拉列表中進(jìn)行選擇，則最終將導(dǎo)致結(jié)果不一致。比如輸入客戶地址“浙江”“浙江省”“浙”等內(nèi)容，也許表達(dá)的是一個(gè)意思，但這對您數(shù)據(jù)庫的統(tǒng)一性是一個(gè)致命的打擊。
這就是為什么您的CRM應(yīng)該能夠自動清除相似值的原因。否則，在向美國所有人發(fā)送電子郵件時(shí)，您可能會因?yàn)闂l目不干凈而丟失一些郵件。
5. 營銷：
市場營銷是一個(gè)描述銷售和市場營銷過程的術(shù)語。在營銷人員進(jìn)行聯(lián)系時(shí)，與銷售團(tuán)隊(duì)進(jìn)行對話可以幫助您發(fā)現(xiàn)：
a)哪些線索仍未準(zhǔn)備好?他們?yōu)槭裁床荒?
b)應(yīng)該最優(yōu)先考慮哪些線索?
c)線索面臨哪些最常見的問題?
d)您的領(lǐng)導(dǎo)最常問的問題是什么?
對上述問題的回答可以幫助營銷人員更好地細(xì)分銷售線索，還可以幫助發(fā)現(xiàn)要推廣的內(nèi)容。
6.垃圾郵件是禁忌：
您的聯(lián)系人數(shù)據(jù)庫將不可避免地包含匿名線索，這些線索將被放入虛假電子郵件中，例如123@gmail.com或123@hotmail.com。不允許這些垃圾線索污染數(shù)據(jù)庫，因?yàn)樗速M(fèi)了資源，如果沒有其他原因的話。復(fù)雜的 CRM系統(tǒng) 可讓您運(yùn)行搜索并識別包含虛假數(shù)據(jù)的記錄，這些記錄最終可能會被暫停或從系統(tǒng)中刪除。
7.監(jiān)視電子郵件活動的結(jié)果/反饋：
還建議密切注意流程的選擇退出，突變，退回和電子郵件結(jié)果。根據(jù)您的觀察和發(fā)現(xiàn)，在發(fā)送每個(gè)電子郵件活動之后清理數(shù)據(jù)庫。
8.將聯(lián)系人添加到“無效”列表中：
客戶數(shù)據(jù)庫中還應(yīng)保留一個(gè)“無效”列表 。這可能包含潛在的合作伙伴以及可能已經(jīng)填寫您的表格的競爭對手。顯然，您不會主動向他們推銷產(chǎn)品，因此可以將它們保存在無效的列表中(以防止他們收到電子郵件)。
但是，重要的是不要刪除這些記錄，因?yàn)閷硭鼈兛梢杂糜谑袌鰻I銷。例如，如果您正在組織會議，尋找合作伙伴或進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)研討會。
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